Aplicatie pentru managementul evenimentelor


Organizezi o conferinta? Sau poate un workshop?
Atunci ai nevoie de o platforma care sa te ajute sa rezolvi problemele organizatorice, si sa te lase sa te concentrezi pe prezentare.

Participantii la un eveniment sunt incantati cand organizarea acestuia este fara probleme.
De aceea ai nevoie de o platforma care sa te ajute sa eviti problemele legate de organizarea unui eveniment, cum ar fi:

  • inscrierea participantilor la eveniment
  • comunicarea inainte de eveniment cu participantii
  • inregistrarea participantilor in ziua evenimentului
  • comunicarea dupa eveniment cu participantii

Dupa ce ai creat pagina de prezentare a evenimentului, si pui un buton de inscriere a participantilor, ai doua optiuni:

  • creezi un formular in Google Docs, care permite inregistrarea participantilor printr-un formular
  • folosesti o platforma gata creata, ce integreaza toate nevoile tale

Daca ai mers pe Google Docs, urmeaza o gramada de munca manuala:

  • Trebuie sa descarci fisierul cu participantii inscrisi, o data sau de doua ori pe zi, sa le trimiti email de confirmare celor care s-au inscris de la ultima verificare, sa ai grija sa nu trimiti de doua ori acelasi email, dar si sa nu uiti pe cineva.
  • Inainte de eveniment, trebuie sa trimiti iar emailuri pentru a aduce aminte participantilor sa vina la eveniment.
  • In timpul evenimentului, inregistrarea participantilor se face ori pe hartie, ori intr-un fisier excel, care apoi trebuie prelucrat si confruntat cu cei care s-au inscris, pentru a vedea cine a venit si cine nu
  • Dupa eveniment, trebuie sa trimiti emailuri de follow up (diferite, in functie de participare)
  • Generarea din aplicatia de facturare a facturilor proforme si fiscale, manual.
Toate acestea trebuie facute mutand liste de emailuri dintr-o aplicatie in alta, manual, cu posibilitatea producerii unor erori.

A doua optiune este sa folosesti aceasta platforma care integreaza deja nevoie tale:

  • poti crea unul sau mai multe formulare de inregistrare, asemanatoare sau diferite, in functie de evenimentul tau
  • incluzi formularul tau in pagina de prezentare in mod unitar, iar cel ce se inscrie nu ajunge in alta pagina sau aplicatie
  • definesti pentru fiecare formular un workflow, ce se intampla cu inregistrarile, prin ce stare trece fiecare inregistrare, ce notificare primeste cel ce s-a inregistrat
  • trimiti notificari prin email sau SMS
  • poti folosi un scanner de cod de bare pentru a inregistra participantii in ziua evenimentului foarte rapid, si astfel sa eviti cozile de la intrare
  • trimiti participantilor facturi proforme sau fiscale, dupa caz
  • integrezi sistemul de plata online in aplicatie, sau confirmi platile facute de participanti prin transfer bancar
  • formular de feedback din partea participantilor